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La mayoría de las solicitudes son totalmente genéricas, carecen de los datos mínimos necesarios para una evaluación económica y muy a menudo son descontextualizadas por elementos de análisis en profundidad sobre objetivos, estrategias de negocio.

Es cierto que un primer contacto no es el lugar ideal para describir una estrategia de comunicación, pero cuando tratamos de profundizar en el contexto en el que debe desarrollarse un proyecto determinado, muchas veces los mismos solicitantes tienen pocas ideas sobre el tipo de proyecto que se debe desarrollar.

Para preparar un presupuesto profesional, un prestador de servicios potencial debe ser capaz de evaluar cuidadosamente las necesidades del cliente y el contexto en el que se ubica parte de este proyecto, la estrategia que lo apoya y los objetivos que se fija.

Sin embargo, y este es el elemento absurdo, a menudo el Cliente es recalcitrante a la hora de proporcionar la información o elementos de profundización adecuados.

Otras veces, por otra parte, surge una falta de preparación general sobre el tema digital y sobre todos los elementos que giran en torno a un proyecto de comunicación web.

 ¿Cuáles son los objetivos del proyecto y cómo medirlos?

Cada actividad empresarial e inversión debe tener un objetivo. Los objetivos pueden ser de comunicación, ventas, presencia, servicio y otros objetivos.

La definición de un objetivo es el primer paso que debe definirse antes de cada actividad empresarial. Los objetivos pueden ser los más diversos, vemos lo más común:

  • Sitio para presentar servicios/productos: aspirar a aumentar la visibilidad en línea de mis productos y estimular las ventas.
  • Sitio de comercio electrónico: aumentar mis ventas en línea mediante la creación de otro canal comercial
  • Sitio Corporativo: proporcionar a mis clientes información sobre mis servicios, recoger prospectos, proporcionar acceso a la documentación técnica
  • Área intranet / extranet: proporcionar a mis usuarios un canal de acceso a la información y los recursos

Vemos por lo tanto que al formular una solicitud de presupuesto para una actividad de este tipo hay que partir de algunas consideraciones, y tener claro algunos puntos fundamentales:

  • Los tipos de usuarios: Los tipos de usuarios pueden definirse por edad, sexo, tipo de trabajo, formación, idioma, mercado de referencia, etc.
  • Los procesos y acciones: ¿Cuáles son las acciones y procesos que espero que lleven a cabo mis usuarios en mi plataforma digital (es decir, mi sitio web)?. Ejemplos de acciones y procesos pueden ser: una compra en línea, descargar un folleto, comprar un producto, enviar una solicitud de información, proporcionar comentarios, etc.

Si bien lo anterior puede parecer necesario sólo en una etapa posterior del proyecto, es muy aconsejable comenzar a recoger estos elementos en un documento en una etapa temprana y preparar un documento que se entregará a los posibles proveedores para que expliquen la importancia de los siguientes elementos en el proyecto.